Privacy Policy

Déclaration de confidentialité – version 11.09.2024

DELTAFISC BV s’engage à protéger vos données personnelles (et à respecter votre vie privée). Dans cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur la manière dont nous traitons les données personnelles. Nous mettons tout en œuvre pour garantir le respect de votre vie privée et traitons donc les données personnelles avec soin.

DELTAFISC BV adhère dans tous les cas aux lois et règlements applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données.

Cela implique au moins

• traiter vos données à caractère personnel conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies ; ces finalités et types de données à caractère personnel sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;
• le traitement de vos données personnelles est limité aux données qui sont minimalement nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées ;
• ont pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel ;
• ne transmettent pas les données personnelles à d’autres parties, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été fournies ;
• souhaitent faciliter et respecter l’exercice de vos droits concernant vos données à caractère personnel.

Si, après avoir lu notre déclaration de confidentialité, ou de manière plus générale, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire en utilisant les coordonnées ci-dessous :

DELTAFISC BV

Rue Joseph Van Elewijck 61

1853 Strombeek-Bever

Tél +32 2 266 10 60

werner@deltafisc.be

Nous sommes le contrôleur des données.

Quelles données traitons-nous ?

Par « données à caractère personnel », on entend les données relatives à une personne identifiable (la « personne concernée ») et

• que vous ou vos proches nous donnez vous-même ;
• que nous obtenons par l’utilisation de nos services et outils,
• que nous obtenons par le biais de sources publiques, telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, la Banque Nationale de Belgique (Centrale des Bilans), le Moniteur belge,
• reçues par l’intermédiaire de tiers.

Nous distinguons différents types de données personnelles. Elles nous permettent d’offrir et d’améliorer nos services dans la mesure du possible :

1. Coordonnées : elles nous permettent de vous identifier ou de vous contacter.

Par exemple : votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre préférence linguistique, votre sexe, votre adresse e-mail et toute autre donnée que vous faites connaître par le biais de médias sociaux, d’actions, d’applications mobiles, … ;

1. Données que DELTAFISC BV est tenu de traiter en application de la législation nationale et européenne en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, de prévention du financement du terrorisme et de restriction de l’utilisation de l’argent liquide dès que vous êtes inclus dans la base de données des clients :

* En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est amené à collecter les données personnelles suivantes à l’égard de nos clients et de leurs mandataires : le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance et, dans la mesure du possible, l’adresse.

* En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données personnelles suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : le nom, le prénom et dans la mesure du possible, la date et le lieu de naissance et l’adresse.

1. Les données dont nous avons besoin pour assurer le bon fonctionnement de nos services.

Les obligations du cabinet à l’égard du gouvernement belge, de gouvernements étrangers ou d’institutions internationales en exécution d’une obligation légale ou réglementaire, en exécution d’une décision de justice, ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime par, entre autres, mais pas exclusivement, les lois fiscales (telles que, par exemple, les listes de TVA, les fiches fiscales) et sociales actuelles et futures, nous obligent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission qui nous a été confiée.

Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs et autres, ainsi que d’autres personnes impliquées dans l’activité en tant que clients ou fournisseurs, entre autres.

Il s’agit des données à caractère personnel suivantes : âge, composition de la famille, données sur les affaires familiales, données sur les achats de biens mobiliers et immobiliers, données comptables de la période précédant votre inscription dans la base de données des clients,…

Conformément à la loi, nous ne traitons pas de données sensibles telles que les données relatives à votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos préférences sexuelles et à votre santé, entre autres.

Toutes les données que nous recueillons peuvent être combinées entre elles afin de mieux adapter nos services à vos besoins personnels

Lorsqu’il est fait référence aux données d’identité, il peut s’agir du prénom, du nom de famille, des données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), de l’adresse, du numéro de l’entreprise, du numéro du registre national, etc.

Lorsque les coordonnées sont mentionnées, il peut s’agir de l’adresse électronique, du numéro de téléphone ou de l’adresse.

Pourquoi traitons-nous vos données ?

Nous traitons des données à caractère personnel à diverses fins. Ce faisant, nous traitons toujours uniquement les données nécessaires pour atteindre l’objectif visé.

1. Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation de l’argent liquide (loi anti-blanchiment).

1° En application de l’article 26 de la loi anti-blanchiment, notre société est tenue de collecter les données personnelles suivantes concernant nos clients et leurs agents : le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, et l’adresse.

2° En application de l’article 26 de la loi anti-blanchiment, notre société doit collecter les données personnelles suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : le nom, le prénom et, dans la mesure du possible, la date et le lieu de naissance et l’adresse.

Le traitement de ces données personnelles est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas entrer en relation d’affaires (article 33 de la loi anti-blanchiment).

Base juridique : le traitement est fondé sur l’exécution d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.

Période de conservation : 10 ans

• En ce qui concerne les données d’identification et la copie des documents justificatifs concernant les clients, les agents internes et externes, ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients : article 60 de la loi contre le blanchiment d’argent – 10 ans après la fin de la relation d’affaires avec le client ou à compter de la date d’une transaction occasionnelle.

Catégories de données à caractère personnel : données de contact et d’identité, données financières.

1. Autres obligations légales

Les obligations du cabinet à l’égard du gouvernement belge, de gouvernements étrangers ou d’institutions internationales en exécution d’une obligation légale ou réglementaire, en exécution d’une décision de justice, ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime par, entre autres, mais pas exclusivement, les lois fiscales (ex. listings TVA, fiches fiscales) et sociales actuelles et futures, nous obligent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission qui nous a été confiée.

Base juridique : le traitement est fondé sur l’exécution d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.

Période de conservation : 10 ans

Catégories de données à caractère personnel : données de contact et d’identité, données financières.

1. Signature d’un accord concernant les services comptables et fiscaux

Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs et autres, ainsi que d’autres personnes impliquées dans l’activité en tant que clients ou fournisseurs, entre autres.

Sans la fourniture et le traitement de ces données, nous ne pouvons pas accomplir correctement notre tâche de comptable.

Base juridique : le traitement de ces données personnelles est nécessaire à l’exécution de services contractuels, à savoir l’exécution d’activités comptables.

Période de conservation : 10 ans

Catégories de données à caractère personnel : données de contact et d’identité, données financières, enfants, appartenance à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales pertinentes, etc.

Nous traiterons également les données à caractère personnel des proches des personnes concernées, s’ils ont été présentés par la personne concernée elle-même. Nous pouvons également obtenir des données à caractère personnel auprès d’employés, d’administrateurs, de clients ou de fournisseurs. Les données personnelles peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes, la Banque nationale de Belgique, etc.

Période de conservation : 10 ans

Catégories de données à caractère personnel : données de contact et d’identité, données financières.

1. Relations avec les clients

Les données personnelles peuvent être traitées dans le cadre de la gestion de la clientèle. Nous pouvons vous tenir informé des activités de DELTAFISC BV et vous contacter si nous vous demandons un retour d’information.

Base juridique : le traitement est basé sur le consentement de DELTAFISC BV.

Période de conservation : jusqu’à ce que le consentement soit retiré. Ce retrait peut être effectué simplement en contactant la personne de contact incluse dans ce formulaire, ainsi qu’en répondant à nos communications.

Divulgation à des tiers

Conformément à ce qui précède et sauf dans la mesure où la communication de données à caractère personnel à des organisations ou entités dont l’intervention en tant que prestataires de services tiers pour le compte et sous le contrôle du responsable est nécessaire pour atteindre les objectifs susmentionnés, l’entreprise ne communiquera, ne vendra, ne louera ni n’échangera les données à caractère personnel collectées dans ce contexte avec aucune autre organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé et que vous n’y ayez expressément consenti au préalable.

DELTAFISC BV fait appel à des prestataires de services tiers :

• Nous utilisons un logiciel de comptabilité électronique et un portail associé.
• Nous faisons appel à du personnel externe pour effectuer certaines tâches ou missions spécifiques (réviseur d’entreprise, notaire, secrétariat social…).
• …

L’entreprise peut prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer une bonne gestion du site web et de son système informatique.

Le Cabinet peut transmettre des données personnelles à la demande de toute autorité légalement compétente, ou même de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire pour se conformer aux lois et règlements, ou pour défendre et/ou protéger les droits ou les biens du Cabinet, de ses clients, de son site web et/ou de Vous.

Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers et nous ne les transmettons pas non plus à des tiers, sauf dans les cas suivants :

• à nos successeurs légaux. Dans ce cas, nous ferons tout notre possible pour préserver la confidentialité de vos données personnelles et nous vous informerons à l’avance si vos données personnelles sont soumises à une politique de confidentialité différente ;
• cela est nécessaire pour nos services (nous prendrons les dispositions nécessaires avec les parties pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel) ;
• nous avons une obligation légale ;
• il existe un intérêt légitime pour DELTAFISC BV ou le tiers concerné ;
• nous obtenons l’autorisation de votre part pour le faire.

Mesures de sécurité

Afin d’éviter, dans la mesure du possible, l’accès non autorisé aux données personnelles collectées dans ce cadre, l’entreprise a établi des procédures de sécurité et d’organisation couvrant à la fois la collecte de ces données et leur stockage.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants que DELTAFISC BV utilise.

Vos droits concernant vos données

Vous avez le droit d’accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet, de les corriger ou de les supprimer. La partie supérieure de cet avis de confidentialité vous indique comment nous contacter.

Vous avez également le droit de nous demander de transférer les données que vous avez fournies à vous-même ou en votre nom directement à une autre partie. Il se peut que nous vous demandions de vous identifier avant de pouvoir donner suite aux demandes susmentionnées.

Plaintes

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous demandons de nous contacter directement à ce sujet.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

Rue du Printing Press 35, 1000 Bruxelles

Tel + 32 (0)2 274 47 99

Courriel : contact@apd-gba.be

Modification de la déclaration de confidentialité

Comme nos activités commerciales et la législation pertinente sont sujettes à des changements, il peut être nécessaire de mettre à jour cette déclaration.